Hybrid-Ver­sam­mlungen

Für eine Eigentümer­versam­mlung müssen manche Teil­nehmende extra anreisen. Oragnisieren Sie Eigentümer­versam­mlungen hybrid, können Personen auch per Internet teilnehmen. Das sorgt für höhere An­wesenheiten, eine ver­besserte Zufrieden­heit und effizientere Pro­zesse.

Für eine Versammlung, wie beispielsweise die von Eigentümergemeinschaften, müssen betroffene Personen oft extra von weit her anreisen. Das verursacht zum einen Kosten, zum anderen bindet es Zeit, die dadurch oft unnötig auf der Straße verbracht werden muss.

Je nach Tageszeit müssen sich manche dafür extra frei nehmen oder können andere Termine nicht wahrnehmen. Junge Familien werden vor die Herausforderung gestellt, für deren Kinder eine Betreuung zu organisieren.

Je nach Jahreszeit spielt das Wetter ebenfalls Rolle bei der An- oder Abreise und kann bei der Planung nicht berücksichtigt werden. Ein spätes Ende und eine längere Rückreise erzeugt entsprechend Einbußen für den Folgetag, wenn da wieder früh gestartet werden soll.

Vermietende leben häufig nicht selbst in der Umgebung Ihrer vermieteten Immobilie und müssten nur für die Eigentümerversammlung extra anreisen.

Wir stellen nicht nur die Technik bereit, sondern sind professioneller Begleiter der kompletten Versammlung.

Als Hausverwaltung können Sie sich auf die Durchführung der Versammlung konzentrieren, während wir den technischen Teil übernehmen. Je nach Veranstaltungsort bzw. -raum kann die dort vorhandene Technik verwendet werden. Idealer Weise ist ein Projektor und eine Lautsprecheranlage inkl. der Mikrofone vorhanden. Dieses System binden wir ein, sofern seitens des Betreibers keine Einwände bestehen. Ist das nicht möglich oder fehlt eine Komponente, integrieren wir alles notwendige in das Paket.

Externe Teilnehmende können der Versammlung mit Bild und Ton folgen und bei Bedarf auch im Raum sichtbar und hörbar gemacht werden.

Diese Vorteile kommen nicht nur der Eigentümergemeinschaft selbst zugute. Auch externe Beteiligte, wie z. B. Juristen, Sachverständige oder andere Dienstleister, können sich in das Online-Meeting einwählen und deren Inhalte zeigen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Präsentation, Fotos oder Videos handelt, da üblicher Weise der Bildschirm geteilt wird und dieser sowohl für alle Teilnehmenden online, als auch im Raum selbst dargestellt wird. Das reduziert den Aufwand und spart so wertvolle Zeit und unnötige Kosten.

Wir sind Spezialisten in dem Bereich und bieten ein universelles Paket an, sowohl bezüglich der Technik, als auch der Dienstleistung.

Wenn keine eigene Online-Plattform vorhanden ist, kann diese bei uns gebucht werden. Wir legen das Meeting an und senden Ihnen die Zugangsdaten zu, welche direkt an die Teilnehmenden weitergeleitet werden können. Rechtzeitig vor Beginn öffnen wir den virtuellen Raum und unterstützen bei der Identifizierung, damit eine Teilnehmerliste geführt werden kann. Nach dem offiziellen Beginn sorgen wir dafür, dass die Hausverwaltung inkl. der Präsentation sichtbar und hörbar ist. Das gilt für Wortmeldungen sowohl aus dem Raum, als auch aus dem Online-Meeting. Für die Teilnehmenden im Raum kommt eine bewegliche Kamera (PTZ-Kamera) zum Einsatz, welche von uns per Joystick bedient wird. Während die Hausverwaltung ein festes Mikrofon bekommt, verwenden wir für die Teilnehmenden im Raum eines bzw. auch mehrere kabellose Mikrofone.

Es gibt trotzdem ein paar Dinge zu beachten:

Wir sorgen für das maximal technisch Machbare, was bei einer solchen Art von Veranstaltung in einem rationellen Kostenrahmen liegt und setzen hier auch unseren Fokus. Je nach vorhandener Beleuchtung kann sich diese auf das Kamerabild auswirken, da wir kostenbewusst auf zusätzliche Lampen verzichten. Zudem wird es für extern Teilnehmende schwierig, dem Gesprochenen im Raum zu folgen, wenn die Mikrofone nicht verwendet werden. Erfahrungsgemäß passiert das häufig bei spontanen Reinrufen oder während Diskussionen.

Für die rechtlichen Grundlagen zur Durchführung Ihrer Veranstaltung sind Sie selbst verantwortlich. Das gilt vor allem für Abstimmungen, welche rein technisch zwar möglich sind, aber nicht zwingend gültig sein müssen, sollten die Ergebnisse nicht eindeutig bzw. nicht absolut mehrheitlich sein.